Izdani dokumenti

Info

Sestavite in izdate lahko ponudbo, predračun, račun, avansni račun, dobavnico ali dobropis. Kasneje lahko dokumente natisnete ali pa shranite v datoteko. Vsak dokument lahko izdelate ročno (brez predhodno izdanega predračuna, računa ali avansnega računa) ali pa ga izdelate avtomatsko iz že sestavljenega dokumenta.

Vedno, ko odprete nov dokument se ta avtomatsko oštevilči, tako da vam številke dokumenta ni potrebno ročno vnašati.

Vsem izdanim dokumentom je skupno to, da jim morate vnesti partnerja in artikel, po želji pa tudi svoje ime, rabat (če ta ni določen v šifrantu Partnerji), super rabat ter začetni in končni tekst.

Sestava izdanih dokumentov

Partner

Opis izbire partnerja je v podpoglavju "Fakturiranje - skupne značilnosti/Partnerji".

Datumi

Opis datumov je v podpoglavju "Fakturiranje - skupne značilnosti/Datumi".

Kraj izdaje

Izberite kraj izdaje dokumenta.

Naročilo/pogodba

Vnesete lahko številko naročilnice oz. podobnega dokumenta.

Vnašalec

Tukaj vnesete vaše ime in priimek, ki bosta kasneje vidna na predogledu tiskanja.

Jezik izpisa

Izberete lahko tuj jezik, v katerem bo izpisan račun ali drugi izhodni dokument.

Prevode za posamezni jezik pa je potrebno predhodno nastaviti (podpoglavje "Upravljanje/Nastavitve izhodnih dokumentov/ Prevodi tekstov na dokumentih").

Prevedeni bodo tudi začetni/končni teksti, nazivi/opisi artiklov in merske enote. Prevode za to pa nastavljate v šifrantih - šifrant Teksti, šifrant Artikli in šifrant Merske enote.

Jezik se lahko avtomatsko določa glede na nastavitev privzetega jezika izpisa v nastavitvah izhodnih dokumentov. Nastavitev, ki ima prednost pred nastavitvijo privzetega jezika pa je nastavitev jezika za določenega partnerja, ki ga nastavljate v šifrantu partnerjev.

Avtomatska izdelava

V primeru, da sestavljate dokument, ki temelji na predhodno izdelanem dokumentu (ponudbi, predračunu, računu, delovnem nalogu,...), lahko ta dokument izdelate avtomatsko.

Kliknete na lupo, ki se nahaja zraven teksta "Avtomatska izdelava iz". Če izdelujete račun, predračun ali avansni račun, se vam odpre okno Pregled predračunov oz. Pregled avansnih računov. Če izdelujete dobropis, se vam odpre Pregled računov in plačil. Poiščete želeni dokument in ga izberete z dvoklikom ali s klikom na gumb Potrdi. Pred vami je nov dokument, izdelan na podlagi predhodno izdelanega dokumenta.

Če želite lahko izdelate nov dokument tudi iz več dokumentov hkrati. V tem primeru morate v pregledu označiti več vrstic, kar storite tako, da držite tipko CTRL oz. SHIFT in z miško klikate izbrane vrstice. Ko ste končali z označevanjem kliknite gumb Potrdi.

Kot vzorčni dokument za avtomatsko izdelavo drugih dokumentov lahko uporabite predračun (npr. vaša ponudba vsebuje več različnih artiklov enakih količin in cen, ki so na vseh dokumentih enaki).

Pri dokumentu izdelanem na podlagi avtomatske izdelave bo v tabeli artikli v koloni Veza oznaka dokumenta. Če boste npr. izdelali račun iz predračuna št. 1 bo oznaka "PR-000001".

Rabat

V to polje napišete procent rabata, ki ga partnerju priznavate na posamezne artikle. V primeru, da ste s partnerjem dogovorjeni za stalni rabat v enakem procentu in ste mu to določili tudi v šifrantu Partnerji, se bo to polje izpolnilo avtomatsko po izbiri partnerja. Vneseni procent rabata vam bo program predlagal ob dodajanju novih artiklov na dokument, kjer ga boste lahko spremenili ali izbrisali in tako določili procent rabata za vsak artikel posebej.

Super rabat

V polje vpišete procent super rabata, ki ga ob nakupu priznavate partnerju. Super rabat je dodaten popust na ceno z rabatom in velja za celoten dokument (za vse artikle na dokumentu).

Tip dokumenta

Na voljo so različne možnosti, ki omogočajo različne načine obračuna DDV-ja in prikaza takega računa:

- z obr. DDV - z obračunanim DDV iz šifranta artiklov. Za klasični račun, kjer na davčne osnove po davčnih stopnjah priračunamo DDV.

- brez DDV - v celoti izpušča obračun DDV-ja; namenjeno malim davčnim zavezancem in oprostitvam obračuna DDV-ja.

- vgradnja 9,5% - celoten račun po znižani davčni stopnji.

- vgradnja 22% - celoten račun po 22% davčni stopnji.

- obr. davč. obv. - obrnjena davčna obveznost po 76.a členu ZDDV-1 za dobave blaga in storitev, kjer je plačnik DDV-ja prejemnik.

- DDV od razlike - posebna ureditev za obdavčljive preprodajalce po 102. členu ZDDV-1 za dobave rabljenega blaga in umetniških predmetov, kjer se DDV obračunava od razlike v ceni.

Tip dokumenta DDV

Če podatke prenašate za DDV, vam bo glede na to izbiro predlagal vnos v knjigi izdanih računov.

Referenca

Referenca (sklic za plačilo) se privzeto ustvari glede na številko računa. Če imamo npr. račun številka 001234, bo ustvarjena referenca zapisana kot SI00 001234.

Vnesete pa lahko tudi poljubno referenco, ki bo nato uporabljena na različnih mestih:

- v končnem tekstu na dokumentu v primeru, da uporabljate oznako ${ref}

- v sklicu e-računa (XML podatki) in PDF priponki

- na izpisu UPN naloga pod računom (če reference ne vnesete, bo le-ta ustvarjena glede na nastavitve v modulu UPN)

Poljubna št. dokumenta

Vnesete lahko poljubno številko dokumenta oz. poljubno oznako, ki se uporablja pri knjiženju dokumentov.

Zastopnik

Izberete lahko prodajnega zastopnika oz. trgovskega potnika, kar kasneje omogoča iskanje dokumentov/postavk po zastopniku.

Opombe

Dokumentu lahko določite opombe - vaše beležke, ki se nanašajo na ta dokument. Po opombah lahko dokumente kasneje tudi iščete s pomočjo različnih pregledov dokumentov.

Teksti

Na tem delu izberete začetni in končni tekst vašega dokumenta. Tekst lahko vtipkate v za to namenjeni polji.

Če določen tekst uporabljate večkrat, pa je smiselno, da se ta nahaja v šifrantu Teksti. Šifrant lahko prikličete iz menuja Šifranti ali direktno iz dokumenta s klikom na lupo, ki se nahaja v okvirčku Teksti.

Gumb desno (puščica desno), ki se nahaja v okvirčku Teksti, naloži na dokument privzete tekste, če ste jih določili (podpoglavje "Šifranti/Teksti"). Tako lahko imate za npr. račun že vnaprej določen končni tekst, ki opisuje pogoje poslovanja, podatke za nakazilo ipd., prikličete pa ga s klikom na puščico.

Desno od kvadratkov za tekst se nahaja ikona "lupa plus", ki vam omogoča lažje urejanje daljšega teksta. Odpre se vam okno, kjer lahko tekst uredite in nato vnos potrdite z gumbom Potrdi.

Gumb pod lupo (dodaj), vstavi tekst z izvornimi dokumenti, to so številke dokumentov iz katerih je izdelan trenutni dokument. Če ste npr. preko avtomatske izdelave izdelali račun iz več dobavnic, bo ta opcija izpisala številke dobavnic v okvirček Začetni tekst.

Artikli

V tabelo na dokument dodate artikle s klikom na gumb Dodaj.

Odpre se vam okno Podrobno o artiklu, v katerem poiščete artikel, določite količino in po potrebi ceno ter vnos potrdite. Artikel, ki ga želite poiskati mora že obstajati v šifrantu Artikli.

Za iskanje artikla sta na voljo dva načina:

1. način: avtomatsko polje Iskanje v katerega lahko vnesete:

- šifro artikla ali

- barkodo (s čitalcem barkod ali ročno) ali

- poljubno šifro, ki ste jo vnesli v šifrantu artiklov ali

- začetek naziva artikla.

2. način: klik na lupo, ki vam odpre šifrant Artikli. Poiščite želeni artikel in dvokliknite nanj oz. ga izberite v tabeli in kliknite gumb Potrdi.

Artikel se prikaže v oknu Podrobno o artiklu, kjer določite količino in/ali procent rabata. Prilagodite lahko tudi ceno oz. vrednost in spremenite naziv ali opis artikla.

Če imate modul skladišče je dodano polje Zaloga, ki prikaže količino na zalogi. Izpisana količina je količina na zalogi za tisto skladišče, ki je izbrano na dokumentu.

Če imate modula skladišče in naročila je dodano polje Razpoložljiva zaloga, ki prikaže koliko zaloge je na voljo glede na odprta naročila kupcev.

Če je artikel že bil prevzet v skladišče, se vam prikaže tudi nabavna cena/vrednost in marža.

V kvadratek Opis artikla lahko vnašate daljši opis, ta pa se bo izpisal na dokumentu pod artiklom. Pri opisu artikla se nahaja tudi ikona "lupa plus", ki vam omogoča lažje urejanje daljšega teksta. Odpre se vam okno, kjer lahko tekst uredite in nato vnos potrdite z gumbom Potrdi.

Ko končate lahko artikel dodate na dokument z gumboma Potrdi ali Zaključi. Delovanje obeh gumbov je podobno, le da Zaključi zapre vnos in vas vrne na dokument, Potrdi pa vam omogoča nadaljevanje oz. dodajanje novih artiklov.

Dodajanje pa lahko kadarkoli prekličete s klikom na gumb Prekliči.

Že vnesene artikle lahko uredite tako, da označite vrstico in kliknete mali gumb Uredi. Enako dosežete z dvoklikom na vrstico.

Posamezen artikel lahko odstranite tako, da z miško označite vrstico in kliknete mali gumb Odstrani. Odstranite lahko tudi več artiklov hkrati tako, da jih najprej označite (držite tipko CTRL oz. SHIFT in z miško klikate vrstice), nato pa kliknete mali gumb Odstrani.

Če želite lahko enake artikle združite - to storite s klikom na gumb Združi. Združite lahko samo artikle z isto šifro, ceno itd..., razlikuje se lahko samo količina.

Z gumbom Vm. vsota lahko med postavke vstavljate vmesne vsote. Z vmesnimi vsotami lahko prikažete skupno vrednost zaporednih postavk, ki tvorijo neko celoto oz. jih je smiselno prikazati seštete. Za naziv vmesne vsote lahko izberete poljubno besedilo.

V tabeli lahko vrstice razporejate. Vrstico lahko primete in jo z miško povlečete na željeno pozicijo ali uporabite gumba Gor / Dol. Pri kliku na gumb Premakni lahko vnesete novo poljubno pozicijo postavke (zaporedna številka).

Gumba Najdi N in Najdi 1 omogočata iskanje artikla v tabeli po nazivu ali po šifri.

Plačila

Če izdelujete račun imate na voljo tudi gumb plačila, kjer lahko izberete različna plačila povezana s trenutnim računom: avans, delno gotovinsko plačilo... Če bodo plačila izbrana bodo tudi vidna na računu. Na izpisu računa bodo plačila v tabeli realizirana plačila. Več o plačilih je napisano v podpoglavju "Fakturiranje - skupne značilnosti/Plačila".

Storno dokument

Če izdelujete račun, dobropis ali avansni račun imate tudi gumb Storno dokument, ki pripravi dokument z negativnimi količinami in vrednostmi. Za pripravo storno dokumenta se najprej postavite na nov dokument, to je prazen dokument brez številke (po dokumentih se pomikate z gumboma Prejšnji/Naslednji). Kliknite gumb Storno dokument in odpre se vam pregled dokumentov. Kliknite gumb Najdi, označite dokument, ki ga želite stornirati tako, da z miško kliknete na določeno vrstico v tabeli. Kliknite gumb Potrdi. Pripravijo se vam postavke z negativnimi količinami. Dokument zaključite po običajnem postopku - gumb Natisni.

Teža

Na zavihku Teža je na voljo funkcija za prikaz teže vseh artiklov na izhodnem dokumentu. Za prikaz skupne teže kliknite gumb Seštej.

Izvoz postavk

Na zavihku Izvoz se nahaja gumb Izvozi postavke. Postavke lahko izvozite v CSV datoteko, ki jo lahko odprete v razpredelnici (Excel oz. OpenOffice Calc).

Shranjevanje v PDF

Izhodni dokument lahko shranite v PDF datoteko s klikom na gumb Shrani. Če želite lahko izberete tudi mapo za shranjevanje oz. spremenite ponujeno ime datoteke, nato pa potrdite shranjevanje.

E-račun

E-račun pripravite na enak način kot druge račune ter ga nato odpošljete preko banke, ponudnika storitev oz. po mailu, če prejemnik s tem soglaša.

Pri e-računu pa je potrebno dodatno zagotoviti, da ima partner (prejemnik e-računa) v šifrantu partnerjev vneseno davčno številko in matično številko. V splošnih nastavitvah pa morate imeti vnesen tudi vaš IBAN v obliki SI56 XXXX XXXX XXXX XXX. Na računu je obvezen tudi vnos številke naročila v polje Naročilo/pog.:.

Če je prejemnik e-računa v Sloveniji in iz javnega sektorja je potrebno v šifrantu partnerjev vnesti IBAN, ki se uporablja za UJP. Številko vam sporoči prejemnik e-računa, preverite pa jo lahko v registru AJPES. Dodatno je potrebno vnesti še BIC kodo, ki je za proračunske uporabnike UJPLSI2DICL.

Če je prejemnik e-računa v Sloveniji uporabnik Bizbox ter e-račun pošiljate iz bančnega sistema, je potrebno uporabiti BIC kodo BIZBSI2DICL.

Če je prejemnik e-računa na Hrvaškem in pošiljate preko Bizbox, se lahko pripravi e-račun, ki se nato dostavlja na Hrvaško. Za pošiljanje v omrežje FINA ni potreben IBAN in BIC, je pa potrebno vnesti pravilno davčno številko prejemnika preko katere se nato usmerja račun. Dodatno je potrebno zagotoviti, da ima prejemnik v šifrantu partnerjev izbrano državo Hrvaška (HR).

Za pripravo e-računa kliknite gumb E-račun.

Račun glede na način dostave

Račun lahko pripravite tudi glede na način dostave, ki ga predhodno določite partnerju. Možni načini so navadna pošta, PDF po mailu, e-račun po mailu ali preko ponudnika. Način dostave partnerju določite v šifrantu partnerjev. Na računu po izbiri partnerja in vnosu postavk kliknete na gumb Pripravi D. Program vam nato prikaže predogled tiskanja oz. vas vodi po korakih za izbiro priponk in mape za shranjevanje datotek.

Dobavnica - posebnosti

Dobavnico izdelate ob izdaji blaga iz skladišča oz. za storitve, ki niso fakturirane takoj. Za vsako dobavnico ali več dobavnic izdelate račun. Izdelava dobavnice ni nujna, če takoj napišete račun.

Če uporabljate tudi modul Skladišče, lahko zalogo blaga zmanjšujete na več načinov:

- izdelate račun brez uporabe dobavnice

- izdelate dobavnico in nato račun

- izdelate več dobavnic in en račun za vse dobavnice

Dobavnico lahko izdelate tudi iz predračuna s pomočjo avtomatske izdelave.

POMEMBNO: tako dobavnica kot tudi račun zmanjšujeta zalogo v skladišču. Potrebno je paziti, da ne bi prišlo do dvakratnega zmanjšanja iste zaloge, enkrat preko dobavnice in drugič preko računa! Pri izdelavi računa za blago (če obstaja dobavnica) uporabite avtomatsko izdelavo iz dobavnice.

Avansni račun - posebnosti

Avansni račun izdelate enako kot druge dokumente. Posebnost avansnega računa je ta, da ga izdajate za vsako prejeto predplačilo, najkasneje na zadnji dan obdobja za obračun DDV (mesec, trimesečje). Za namen priprave avansnega računa pripravite posebni artikel, npr. "Prejeti avans".

Ko bo storitev opravljena in boste izdajali račun, uporabite gumb Avansna plačila (na računu, zavihek "Podatki 2"), kjer lahko poiščete povezane avansne račune. Z gumbom Dodaj dodate avansni račun. Znesek plačila (kolona Skupaj) lahko po potrebi popravite.

DDV povezava s knjigo izdanih računov

Dodatna možnost je povezava fakturiranja z modulom DDV. V kolikor uporabljate modul DDV, lahko na dokumentih račun, avansni račun in dobropis kliknete na zavihek KIR (knjiga izdanih računov).

Ta opcija pripravi vnos podatkov o izdanem računu v knjigi izdanih računov za DDV. Polje Veza KIR je izpolnjeno, če obstaja povezava na zaporedno številko v knjigi izdanih računov.

Gumb Pripravi pripravi vnos podatkov o računu v knjigi izdanih računov.

Gumb Skoči se postavi na ustrezni zapis v knjigi izdanih računov, v kolikor obstaja povezava (veza KIR).