Ko se pogovarjam s podjetniki in jim omenim, da imamo tudi modul Potni nalogi dobim velikokrat odgovor: "Tega pa ne potrebujemo." Res da vsi ne rabijo pisati potnih nalogov; če ni službenih poti je povsem logično, da se potnih nalogov ne piše - se jih niti ne sme!

Vendar, če službene poti so, je pisanje potnih nalogov koristno iz več razlogov:

• zaposleni oz. podjetnik je upravičen do obračuna in povračila potnih stroškov
• potni stroški, ki se izplačajo so neobdavčeni
• podjetju se priznajo odhodki, ki vplivajo na poslovni izid in višino davka.

Potnih nalogov pišite samo toliko, kolikor je bilo dejansko opravljenih službenih poti. Kot sem že omenil vplivajo potni nalogi na višino davka, zato so zanimiva tema za inšpektorje.

Potnim nalogom dodajte priloge, ki dokazujejo, da so bile službene poti res opravljene. Če greste npr. na sejem boste verjetno dobili vstopnico, če greste na tečaj boste dobili potrdilo, morda boste plačali tudi parkiranje in ostal vam bo parkirni listek, podjetje katerega ste obiskali vam lahko da vsaj žig itd... Priloge niso predpisane, vam pa lahko pridejo še kako prav.

Če dokazil ne boste imeli, lahko davčni inšpektor odloči, da so odhodki davčno nepriznani. Podjetje bo nosilo vse davke in prispevke povezane s plačo in dobičkom, potniku pa bo to vplivalo na davek od dohodkov fizičnih oseb.

Potni nalog je tudi dokument, ki je podlaga za knjiženje stroškov. Vsako knjiženje pa je potrebno izvajati sproti. Zato je potne naloge dobro pisati sproti oz. takoj, ko je mogoče.

Potne naloge lahko sestavljate tudi s programom Firmar. Pri tem boste deležni posebnega pristopa, ki ločuje potni nalog na dva dela: napotitveni del in obračunski del. Na napotitvenem delu (vnos potnega naloga) vnesete osnovne podatke o potniku, namenu poti, predvideni relaciji in času prihoda/odhoda. Na obračunskem delu vnesete dejanske podatke, ki so podlaga za obračun: razdalje, dnevnice, kilometrina,...

Da bodo potni nalogi pravilno sestavljeni in veljavni, potni stroški pa pravilno obračunani, upoštevajte nekaj osnovnih napotkov:

• vnesite vse zahtevane podatke
• izberite prave relacije
• preverite prave razdalje in točno kilometrino
• za vsako pot vnesite točen čas prihoda in odhoda
• dodajte priloge
• napišite kje ste bili in zakaj.

Noben zakon ne predpisuje pisanja potnih nalogov. Kljub temu pa je potrebno dokazati, da so izplačila upravičena in do kakšne višine.

Pred sestavo potnih nalogov si pridobite točne podatke o kilometrinah in dnevnicah. Pri tem vam pomagajo uredbe o višini povračil stroškov. Pomembno je, da ne uporabljate višjih zneskov od predpisanih. Predpisani zneski se ne vštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja. Če ste pomislili, da bi uporabljali višje zneske pa se vseeno prej posvetujte z vašim računovodjem.

Kilometrina

Trenutna kilometrina za službena potovanja znaša 0,37 € za prevožen kilometer.

Firmar - odprite šifrant kilometrin in preverite, da je vnesena naslednja vrstica:

Dnevnice

Dnevnice za Slovenijo veljavne od 01.08.2008 naprej.

Firmar - odprite šifrant dnevnic in preverite, da je vnesena naslednja vrstica:

Ko vnesete točne podatke o kilometrinah in dnevnicah, vnesite še vozila. V šifrantu vozil je pomembno, da pravilno označite lastništvo vozila, službeno ali osebno, ker ta nastavitev vpliva na obračun potnih stroškov. Za službena vozila se kilometrina ne sme obračunavati! Ne pozabite na dosleden vnos poti, od kraja do kraja. Pričetek, konec poti. Npr. 1. Kraj A - Kraj B, 2. Kraj B - Kraj C, 3. Kraj C - Kraj A. Vnesite datum in uro za vsak prihod ter odhod. Potnim nalogom priložite priloge. Hranite dokazila zraven potnih nalogov, da jih boste imeli pri roki. Če se le da, pišite potne naloge sproti.

• Izdelava potnih nalogov
• Obračun potnih stroškov
• Potni nalogi, obračun potnih stroškov, evidenca potnih nalogov
• Evidenca potnih nalogov